عنوان سند: بیانیه محدودیت ها، ملاحظات و مهمترین فعالیت های ممنوعه
شماره سند: M-M-03 ویرایش: 02
بر مبنای "بیانیه خط مشی اصلی نوبل سرت" (M-M-02) و برای افزایش تاثیر آن، نوبل سرتیفیکیشن نسبت به ایجاد تمهیدات ذیل در خصوص بیان محدودیت ها، ملاحظات و مهمترین فعالیت های ممنوعه مبادرت ورزیده است ،
1- در صورتی که ارتباط، موجب تهدیدی غیر قابل قبول برای بی طرفی باشد (همانند یکی از شعب تحت مالکیت نهاد صادر کننده گواهی که از شرکت مادر خود درخواست صدور گواهی را نماید)، آن گاه صدور گواهی نباید انجام شده و بر این اساس نوبل سرتیفیکیشن نسبت به گواهی نمودن واحدها، محل ها ، زیرمجموعه ها و شعب خود اقدام نمی نماید.
2- نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در خصوص گواهی نمودن سایر نهادهای صدور گواهی برای فعالیت های صدور گواهی سیستم مدیریت کیفیت آنها انجام نمی دهد.
3- نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در زمینه ارائه یا پیشنهاد ارائه مشاوره سیستمهای مدیریت انجام نمی دهد.
4- نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در زمینه انجام یا پیشنهاد انجام ممیزی های داخلی به مشتریان گواهی شده خود، صورت نمی دهد.
نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در خصوص گواهی نمودن سیستم مدیریت سازمانی که در طی دو سال گذشته نسبت به ممیزی داخلی آن مبادرت نموده است، صورت نمی دهد.
5- نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در زمینه گواهی نمودن سیستم مدیریت سازمانی که خدمات ممیزی داخلی از نوبل دریافت نموده است را صورت نمی دهد.
در صورتی که رابطه میان سازمان مشاوره و نوبل سرتیفیکیشن دربرگیرنده تهدیدی برای بی طرفی باشد، نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در زمینه گواهی نمودن مشتری مورد نظر صورت نخواهد داد، مگر آن که حداقل دو سال از پایان مشاوره سیستم مدیریت مشتری - تا کاهش تهدید برای بی طرفی تا سطح قابل قبولی- سپری شده باشد.
6- نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در زمینه برون سپاری ممیزیها به سازمانهای ارائه دهنده خدمات مشاوره سیستم مدیریت انجام نمی دهد، زیرا این امر دربرگیرنده تهدیدی غیر قابل قبول برای بی طرفی نوبل سرتیفیکیشن خواهد بود. امر یاد شده در خصوص افراد طرف قرارداد بعنوان ممیز بیرونی ، کاربرد ندارد.
7- فعالیت های نوبل سرتیفیکیشن بصورت لینک شده با فعالیت های سازمانی که خدمات مشاوره سیستم مدیریت ارائه می نماید، بازاریابی یا ارائه نخواهد گردید. نوبل سرتیفیکیشن نسبت به تصحیح ادعاهای نادرست مطرح شده از سوی سازمان های ارائه دهنده خدمات مشاوره که ساده تر، سهل تر، سریع تر یا ارزان تر بودن فرایند صدور گواهی ، در صورت استفاده از خدمات نوبل سرتیفیکیشن را ادعا می نمایند ، اقدام خواهد کرد. نوبل سرتیفیکیشن ادعایی در زمینه ساده تر، سهل تر، سریع تر یا ارزان تر بودن فرایند صدور گواهینامه، در صورت استفاده از یک سازمان مشاور خاص را مطرح نخواهد نمود.
8- به منظور حصول اطمینان از عدم تقابل منافع، آن دسته از پرسنلی که نسبت به ارائه مشاوره سیستم مدیریت ، از جمله آن دسته از کسانی که بعنوان مدیر در سازمان مشتری انجام وظیفه نموده اند، در صورت مشارکت ایشان در ارائه مشاوره به سیستم مدیریت مشتری مربوطه طی دو سال پس از پایان فعالیتهای مشاوره ، توسط نوبل سرتیفیکیشن برای مشارکت در ممیزی یا سایر فعالیت های صدور گواهی مورد استفاده قرار نخواهند گرفت.
9- نوبل سرتیفیکیشن از ممیزان یا کارشناسان فنی برای ممیزی سازمانی که حدود و شمول انتصاب ایشان، غیر مرتبط با دامنه کاری سازمان های مورد ممیزی باشد، استفاده نخواهد نمود.
10- تمامی پرسنل نوبل سرتیفیکیشن اعم از درونی یا بیرونی و یا کمیته های مربوطه که می توانند بر فعالیت های صدور گواهی تاثیر گذار باشند، بصورت بی طرفانه عمل نموده و اجازه اعمال فشارهای بازرگانی، مالی یا سایر فشارها را برای تاثیر گذاری بر بی طرفی نخواهند داد.
11- نوبل سرتیفیکیشن پرسنل درونی و بیرونی خود را ملزم به عدم پنهان سازی هر موقعیتی که از نظر آنها می تواند دربرگیرنده تقابل منافع برای خودشان یا نوبل سرتیفیکیشن شود می نماید.
12- نوبل سرتیفیکیشن از پرسنل داخل یا خارج از سازمان برای عملیات خود در صورتی که همکاری با ایشان موجب بروز وضعیت تقابل منافع گردد استفاده نخواهد کرد.
13- اعضای "کمیته تصمیم صدور گواهی CDM" و همچنین افرادی که برای بازبینی و رسیدگی به شکایات تعیین می گردند ، از حق مشارکت در هرگونه فعالیت های ممیزی بعنوان ممیز برای سازمانهایی که برای تصمیم صدور گواهی آن انتخاب شده و یا در حال تصمیم گیری بوده و یا تصمیم صدور آنها را اتخاذ نموده اند ، برخوردار نمی باشند.
همزمان با تعیین اولیه تیم ممیزی در مرحله بازبینی پرسشنامه (Application review)، فرد یا افراد تصمیم گیرنده برای صدور گواهی هر مشتری نیز تعیین شده و در مرحله تعیین تیم ممیزی یا audit service order، از عدم استفاده از فرد یا افراد تعیین شده برای تصمیم گیری صدور گواهی برای همان مشتری بعنوان ممیز ، اطمینان حاصل می شود.
14- آن دسته از ممیزان و اشخاصی که نسبت به اتخاذ تصمیمات صدور گواهی اقدام می نمایند و همچنین اشخاصی که قبلا در موضوع بررسی شکایت دخیل بوده اند، از حق انجام هیچگونه "فعالیت بررسی و رسیدگی به شکایت" برخوردار نبوده و مدیریت ارشد از طریق مراجعه به نام فرد یا افراد تصمیم گیرنده برای صدور گواهی مشتری مندرج در F-O-39 ، از این امر اطمینان حاصل خواهد نمود.
15- نوبل سرتیفیکیشن اقدامی در خصوص انجام عملیات ممیزی در محلهای فاقد ایمنی و ناسالم مربوط به سازمان ممیزی شونده صورت نخواهد داد.
16- محرمانه نمودن تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان به جز آن دسته از اطلاعاتی که برای ارائه به عموم ضروری بوده یا می بایست به سایر نهادها همانند نهادهای اعتبار دهنده ارائه شود و اطلاع رسانی به مشتری قبل از ارائه اطلاعات یاد شده به عموم.
17- اطلاعات مربوط به فرد یا مشتری خاص بدون صدور مجوز کتبی و قبلی مشتری یا فرد مزبور در اختیار اشخاص ثالث قرار نخواهد گرفت.
18- اعلام قبلی به مشتری یا فرد مربوطه در صورت ملزم شدن نوبل سرتیفیکیشن بر اساس قانون یا بوسیله مراجع قانونی، به ارائه اطلاعات محرمانه ایشان به اشخاص ثالث.
19- محرمانه تلقی نمودن هرگونه اطلاعات اخذ شده از منابعی بجز مشتری.
20- متعهد سازی تمامی پرسنل و طرفهای برون سازمانی (اعضای کمیته، نمایندگان یا افرادی که از طرف نوبل سرت فعالیت می نمایند) برای حفظ محرمانگی تمامی اطلاعات بدست آمده یا بوجود آمده درطی فعالیت های ایشان.
21- فراهم نمودن و در دسترس قرار دادن تمامی امکانات و اقلام مورد نیاز برای حصول اطمینان از بررسی اطلاعات محرمانه.
22- پیشگیری از افشای اطلاعات به عموم ، در مورد شکایات ، مگر آن که مجوز مربوطه از شاکی و مشتری اخذ شده باشد.
23- حفظ، رساندن و انتقال تمامی سوابق مربوط به مشتریان بصورت ایمن
24- تعریف سطح دسترسی به تمامی سوابق سیستم مدیریت و محافظت از آن.
مدیریت ارشد نوبل سرتیفیکیشن متعهد به رعایت بی طرفی در فعالیت های سیستم مدیریت به موجب این بیانیه قابل دسترسی برای عموم گردیده و نسبت به اعلان آن به تمامی طرفهای ذینفع مرتبط با فعالیت های نوبل سرتیفیکیشن اعم از طرفهای درون و برون سازمانی مرتبط، مبادرت می ورزد.
مدیر عامل نوبل سرتیفیکیشن
پیمان مرادی
9 آذر 1394
